MyFondia VirtuaaliLakimies
22. kesäkuuta, 2020

Koronavirus COVID-19 - juristilta usein kysyttyä

Olemme koostaneet tälle sivulle vastauksia joihinkin Korona -epidemian johdosta yleisimmin esitettyihin kysymyksiin.

Varsinainen juridinen neuvonta yksittäistapauksessa edellyttää kuitenkin tuohon tapaukseen perehtymistä. Voit varata ajan korona -tiimimme kalenterista täältä. Tavoitat tiimin myös sähköpostilla corona@fondia.com

Päivitetty 9.6.2020

Henkilöstöasiat

Aivan aluksi ja ensimmäiseksi: Suomessa on voimassa tilapäistä lainsäädäntöä koskien mm. lomautusilmoitusaikoja sekä yhteistoimintaneuvottelujen neuvotteluaikaa.  Nämä muutokset tulivat voimaan 1.4.2020 ja niiden voimassaolon jatkamista harkitaan. Tarkistathan ajantasaiset säännökset ja niiden vaikutukset suunnittelemiisi toimenpiteisiin ennen kuin toimit.

Koronaviruksen vaikutukset näkyvät kaikilla työpaikoilla, ja heijastuvat jokaiseen työnantajaan ja niiden henkilöstöön. Tilanteen jatkuminen ja muuttuminen edelleen sekä mahdolliset uudet aallot epidemian edetessä edellyttävät uusia arvioita ja menettelysäännöt voivat muuttua ensimmäisistä toimenpiteistä. Erityisesti seuraavat asiat mietityttävät työnantaja, ja aiheuttavat toimia yritykselle:

  • työn vähentyminen (tästä mahdollisesti aiheutuvat lomautukset, työaikamuutokset, irtisanomiset), ja tähän liittyvä yhteistoiminta- sekä lomautusprosessi
  • etätyöjärjestelyt (työnantajan ohjeistukset etätyöstä)
  • henkilöstön poissaolot (sairauspoissaolot, karanteenit jne.)

Olemme eläneet kevään aikana muuttuvien ja erikoisten olosuhteiden keskellä. Suomen hallituksen päätös valtakunnan asettamisesta ns. poikkeustilaan ja valmiuslain käyttöönotto, hallituksen ohjeistukset ja määräykset, sekä työn väheneminen työpaikalla koronavirustilanteesta johtuen herättävät kysymyksiä. Lomautustilanteet, prosessit ja päätösten tekeminen ovat ehdottomasti arvioitava yrityskohtaisesti, ja tilanne edellyttää kokonaisarviota. Toisissa yrityksissä työtä on ollut tarjolla vielä kaikille työntekijöille, mutta etätyönä, toisissa taas osa tai jopa kaikki työntekijät ovat jo jääneet tai saattavat vielä jäädä joksikin aikaa ilman työtä. Julkisuudessa esitetään monia keskenään myös ristiriitaisia ohjeita välillä mutkia oikoen. Säännöt ja tulkinnat muuttuvat nyt ennen näkemättömällä tavalla. Uusia säännösmuutoksia valmistellaan nyt kesäkuussakin.

Yritysten taloudellisen tilanteen mahdollisesti heiketessä tarvitaan yleensä myös sopeutustoimia. Lisäksi on tärkeää, että etätyön ohjeistukset ovat kunnossa, ja kriisisuunnitelma valmiina.

Yleisenä suosituksena tiimimme toteaa, että suoraan toisen yrityksen ratkaisun kopioiminen voi johtaa tarpeettomiin riskeihin. Työoikeus perustuu valtaosin pakottavaan lainsäädäntöön, ja käsillä on lisäksi Suomessa poikkeusolot, jotka edellyttävät monissa työsuhdeasioissa asiantuntijoiden apua, sekä ajantasaisia tietoja. Varmistathan, että toimit oikein. Poikkeustila ei poista vaatimusta yritysten vastuullisesta työnantajuudesta.

Fondian osaava työoikeustiimi auttaa arvioimaan ja löytämään tarvittavat askeleet jatkotoimiin.

Miten työnantajan palkanmaksuvelvollisuus määräytyy, jos työntekijä tai hänen alle 16-vuotias lapsensa on määrätty kotiin karanteeniin viranomaisen toimesta?

Jos työntekijä sairastuu koronavirukseen, työntekijälle maksetaan normaalia sairausajan palkkaa työntekijään sovellettavan työehtosopimuksen määräysten mukaisesti. Jos työntekijään ei sovelleta mitään työehtosopimusta, noudatetaan työsopimuslain säännöstä sairausajan palkanmaksuvelvollisuudesta tai tätä edullisempaa työnantajan käytäntöä. Jos työntekijä on määrätty eristykseen viranomaisen toimesta tartuntatautilain nojalla, hänellä on oikeus Kelan tartuntatautipäivärahaan. Tartuntatautipäiväraha on täyden ansiomenetyksen suuruinen. Siltä osin kuin työnantaja on maksanut työntekijälle sairausajan palkkaa, tartuntatautipäiväraha maksetaan työnantajalle. Mikäli työntekijä työskentelee osan ajasta, maksetaan tartuntatautipäivärahaa suhteuttaen työssäoloaikaan.

Mikäli työntekijä joutuu EU-alueella karanteeniin, mutta ei ole itse sairas, on työntekijän toimitettava työnantajalle todistus viranomaisen karanteenimääräyksestä. Tämän nojalla hänellä on poissaolo-oikeus työstään karanteenin keston ajan. Työnantajan velvollisuus maksaa työnantajalle palkkaa riippuu työntekijään sovellettavasta työehtosopimuksesta, sekä työnantajan käytännöistä.

Jos työntekijän alle 16-vuotias lapsi on määrätty kotiinsa karanteeniin/eristykseen viranomaisen toimesta ja työntekijä on tämän vuoksi estynyt tekemästä työtään, työntekijällä on oikeus Kelan tartuntatautipäivärahaan ilman omavastuuaikaa ja niin kauan kuin karanteeni jatkuu. Tartuntatautipäiväraha on täyden ansionmenetyksen suuruinen.

Työnantajan kannattaa ohjeistaa käsillä olevassa koronatilanteessa menettelytavat henkilöstölle erilaisten poissaolotilanteiden osalta.

Lisätietoja yrityksille: Anne Kangasniemi & Minna Laurila

Mitä työnantaja voi tehdä, jos työ on vähentynyt koronavirustilanteesta johtuen työpaikalla osittain tai kokonaan?

Koronavirustilanne on valtakunnallinen poikkeustila, ja asiassa tehtävät toimenpiteet tulee arvioida yrityskohtaisesti ns. kokonaisarvion perusteella. Mikäli yritys kuuluu yhteistoimintalain soveltamispiiriin (säännöllisesti yli 20 työntekijää), tulee tällä hetkellä voimassaolevan pakottavan lainsäädännön nojalla pääsääntöisesti yrityksen aloittaa yhteistoimintamenettely työvoiman sopeuttamiseksi työnantajan työn tai työn tarjoamismahdollisuuksien vähenemisen perusteella (tilapäinen työn tai työn tarjoamismahdollisuuksien väheneminen); tai jopa yhteistoimintalain 8. luvun mukaiset yt-neuvottelut (pysyvä työn väheneminen, henkilöstön vähentäminen, osa-aikaistamiset tai pitkäaikaiset lomautukset).

Koska arvio toimenpiteistä on tehtävä yrityskohtaisesti, ja kyseessä on pakottava lainsäädäntö, ei ole mahdollista antaa yleispätevää ohjetta, joka sopii kaikille yrityksille. Lainsäädäntömuutokset tulevat voimaan 1.4.2020 nopeuttaen tilapäisesti prosesseja. Osa aloista on mahdollistanut muutokset nopeammin työehtosopimuksia muuttamalla. Perusteet ja prosessit tulee olla joka tapauksessa kunnossa. Oikominen väärässä kohdassa, voi johtaa työantajan korvausvelvollisuuteen. Suosittelemme tarkastamaan ajantasaiset toimintaohjeet Fondian työoikeustiimiltä.

Lisätietoja yrityksille henkilöstöasioissa: Anne Kangasniemi & Minna Laurila

Sopimukset

Miten koronaepidemian vaikutukset tulee huomioida toimitushäiriöissä?

Voiko yritys voi vedota ylivoimaiseen esteeseen (Force Majeure), jos sopimusvelvoitteen täyttäminen on myöhästynyt tai kokonaan peruuntunut koronaepidemian takia? Entä jos tilanteesta on aiheutunut ylimääräisiä varastointi- ja kuljetuskustannuksia?

Ylivoimaiseksi esteeksi määritellään sopimuksissa usein tilanne, joka on sopijapuolista riippumaton, poikkeuksellinen, ennakoimaton ja joka estää sopimuksen velvoitteiden täyttämisen ja jonka tuottamaa haittaa ei voida kohtuudella poistaa. Määritelmät ovat sopimuksissa erilaisia ja sisältävät joskus myös listan erilaisista Force Majeure -tilanteista.

Varmista siis ensin, mitä sopimuksessa on sovittu ylivoimaisista esteistä. Sopimuksissa määritellään usein myös, miten näissä tilanteissa tulee menetellä. Esimerkiksi kuinka ja missä ajassa tilanteesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle ja mitä vahinkojen minimoimiseksi on tehtävä.

Ylivoimaiseen esteeseen voidaan myös tietyissä tapauksissa vedota, vaikka sopimuksessa ei tästä olisikaan mainintaa. Yritys ei kuitenkaan automaattisesti voi vedota yleiseen maailmanlaajuiseen tilanteeseen, vaan sen pitää pystyä osoittamaan konkreettisesti, millä tavoin epidemia on vaikuttanut toimitukseen. Ylivoimaisen esteen käsillä olon toteaminen vaatii siten aina tapauskohtaista arviointia.

Näissä Force Majeure -tilanteissa yhteistyöasenne on paikallaan. Tilanteesta on hyvä ilmoittaa sopijakumppanille mahdollisimman pian sekä pyrkiä yhteistyössä minimoimaan tilanteen aiheuttamat vahingot molemmille osapuolille. Osapuolilla on myös tilanteen torjumiseen ja vahinkojen minimoimiseen liittyviä velvollisuuksia.

Fondian asiantuntijat avustavat ylivoimaisen estetilanteen olemassaolon varmistamisessa sekä neuvovat millä tavalla kauppakumppania tulee informoida tilanteesta ja miten toimitushäiriöiden kanssa tulee toimia.

Lisätietoja yrityksille: Julius Parikka

Miten koronaviruksen vaikutukset tulee huomioida urakka- ja konsulttisopimussuhteissa?

Koronaviruksen leviämisellä voi olla merkittäviä vaikutuksia urakoiden aikatauluihin sekä muiden urakka- ja konsulttisopimusten ehtojen täyttämiseen. Sekä Rakennusurakan yleisissä sopimusehdoissa YSE 1998 että Konsulttitoiminnan yleisissä sopimusehdoissa KSE 2013 on määräykset ylivoimaisesta esteestä. Asiantuntijamme neuvovat, miten koronaviruksen aiheuttamia tilanteita tulee tulkita ja mitkä ovat oikeat menettelyt osapuolten välillä sopimuksissa, joihin näitä yleisiä ehtoja sovelletaan.

Koronaviruksen vaikutuksista urakka- ja konsulttisopimuksiin voit lukea tarkemmin blogistamme:

Koronaviruksen vaikutukset urakka- ja konsulttisopimuksiin

Lisätietoja yrityksille: Satu Pohja

Miten koronaviruksen vaikutukset tulee huomioida vuokrasopimussuhteessa?

Hallituksen linjaamat toimenpiteet vaikuttavat merkittävästi vuokralaisten ja vuokranantajien asemaan, kun tiloja joudutaan jopa sulkemaan tai niiden käyttöön kohdistuu merkittäviä rajoituksia. Olemme selvittäneet koronaviruksen vaikutuksia vuokrasopimussuhteissa ja asiantuntijamme neuvovat, miten vuokrasopimusta ja lainsäädäntöä tulee tulkita sekä miten koronaviruksen aiheuttamissa eri tilanteissa tulee toimia.

Koronaviruksen vaikutuksista toimitilojen vuokraukseen voit lukea tarkemmin blogeistamme:

Vuokrasopimus ja koronavirus

Korona ja vuokraus Vol.2

Korona ja vuokraus Vol.3

Lisätietoja yrityksille: Satu Pohja

Kuluttajasopimukset

Miten meidän tulisi toimia, jos joudumme keskeyttämään kuluttajille suunnatut palvelumme koronaviruksen vuoksi?

Mikäli yritys joutuu esimerkiksi tilapäisesti keskeyttämään tiettyjen palvelujen tarjoamisen kuluttajille, on yrityksen maksunpalautusvelvollisuus usein laajempi kuin yritysten välisessä kaupassa. Tässä yhteydessä on ensisijaista perehtyä kuluttajan kanssa solmitun sopimuksen ehtoihin ja arvioida, ovatko sopimusehdot kuluttajan kannalta kohtuulliset ja voidaanko niitä näin ollen koronaviruksen aiheuttamissa peruutustilanteissa soveltaa.

Kuluttajille kannattaa kaikissa tilanteissa selkeästi viestiä, miten tilanne hyvitetään. Vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi hinnanalennus tai saamatta jääneiden palvelujen tarjoaminen myöhemmin.

Olemmeko velvollisia suorittamaan kuluttajille vahingonkorvausta koronaviruksen aiheuttamien keskeytysten tai peruutusten johdosta?

Kilpailu- ja kuluttajavirasto linjaa, että peruutusten ja palvelutarjonnan rajoitusten johtuessa koronavirusepidemian kaltaisesta ylivoimaisesta esteestä kuluttajalla ei ole yleensä oikeutta saada vahingonkorvausta palvelun tarjoajalta ylimääräisistä tai hyödyttömäksi käyneistä kuluista, joita tilanteesta saattaa aiheutua. Tätäkin asiaa on kuitenkin hyvä arvioida tapauskohtaisesti kulloisenkin tilanteen mukaan kuluttajansuojalain ja sovellettavien sopimusehtojen valossa.

Lisätietoja yrityksille kuluttajasopimuksista: Silja Järvinen

Yritystuet

Miten valtio tukee yritysten toiminnan jatkumista?

Hallitus on päättänyt useaan otteeseen yritystukitoimenpiteistä, joiden tavoitteena on ollut yritystoiminnan jatkumisen turvaaminen. Tukea voi hakea kunnilta, Valtiokonttorilta tai Tesiltä. Aiemmin myös ELY-keskukset ja Business Finland jakoivat yritysten kehittämiseen liittyviä tukia, mutta näiden tukityyppien haku on suljettu. Ravintola-alalle on mainittujen lisäksi luotu erillinen tukimekanismi, jota hallinnoivat KEHA-keskukset. Lisäksi Finnvera myöntää valtiontakauksia pankkilainoihin.

Tukipaketit ovat muuttuneet ja monimutkaistuneet koronaepidemian pitkittyessä. Koska eri tukityypit ovat olleet haettavissa eri aikoina, voi yrityksen olla mahdollista saada tukea monista eri tukityypeistä. Tällöin jo myönnetyt tuet saattavat kuitenkin vaikuttaa saatavan tuen määrään.

Valtion tukipaketit koskevat lähtökohtaisesti yrityksiä, joiden toiminta on ollut terveellä pohjalla ennen koronaepidemian aiheuttamia vaikeuksia. Tuen myöntämisen yhteydessä tuenmyöntäjä arvioi yrityksen edellytykset selvitä tuen avulla ja yritystoimintaa kehittävillä toimilla kriisitilanteen yli.

Mitä yritystukien vastaanottamisessa on huomioitava?

Osa yrityksille suunnatuista suorista tuista ovat harkinnanvaraisia tukia. Ole siten tukia hakiessasi huolellinen kuvatessasi tuen tarvetta ja yrityksesi tilaa. Kerro konkreettisin esimerkein, miten koronatilanne on vaikuttanut yrityksesi liiketoimintaan.

Jos haet ja saat tukea hallituksen yritystukipaketista tai muulta julkiselta taholta, varmista tukipäätöksen perusta ja oikeellisuus. Jos yritystuki perustuu virheelliseen tietoon tai tuki ei ole valtiontukisäännösten mukainen, tuen antaja voi periä valtiontukia jälkikäteen takaisin. Raportoi myös alusta alkaen huolellisesti syntyneet kustannukset, ja tutustu rahoitusehtoihin.

Valtiontuet ovat normaalisti kiellettyjä, kun ne haittaavat kilpailua yritysten välillä. Vallitsevissa erityisoloissa tiukimmista säännöistä joustetaan. Valtio käyttää tukimekanismiensa perusteena ainakin ns. de minimis -poikkeusta, jonka mukaan yrityksille saa antaa tietyn summan tukea kolmen vuoden ajanjaksolla, sekä ilmoitusmenettelyä komissiolle, joka voi hyväksyä suunnitellun tukipaketin etukäteen EU-säännösten mukaiseksi.

Lisätietoa yritystuista: Eeva-Riitta Högnäs

Velkojaneuvonta

Mitä korona -virus merkitsee velkojalle?

Yritysten maksuvalmius- ja kyky on koetuksella nykyisissä poikkeuksellisissa olosuhteissa. Mahdollista myös on, että yritysten taloudelliseen tukemiseen liittyvistä hallituksen toimista huolimatta monet yritykset ovat vaarassa ajautua konkurssiin tai saneeraukseen. Tarkoituksenmukainen velan perintä voi parhaassa tapauksessa säilyttää velallisen toimintakyvyn, tukea tarvittaessa tehokasta ja vakuuskohteen arvon säilyttävää realisaatiotapaa sekä välttää ilmeiset takaisinsaantiriskit.

Mihin toimenpiteisiin velkojan on syytä ryhtyä?

Velkojanäkökulmasta olennaista on varmistua, että saatavat otetaan huomioon mahdollisissa maksukyvyttömyysmenettelyissä ja saataviin liittyvät oikeudet suojataan mahdollisimman hyvin myös siinä tapauksessa, että erääntyneitä saatavia ei aina voida nykyisissä olosuhteissa maksaa oikea-aikaisesti. Velallisen maksukyvyttömyysmenettelyn tapauksessa saatavien valvonta (konkurssissa) tai ilmoittaminen (saneerauksessa) kannattaa tehdä huolella ja varmistua, että mahdollinen etuoikeusasema otetaan asianmukaisesti huomioon.

Miten välttää velan perintään liittyvät takaisinsaanti- ja sidosryhmäriskit?

Merkittävien saatavien agressiiviseen perintää liittyy aina takaisinsaantiriski siinä tapauksessa, että velallisyritys ajautuu velan maksun jälkeen maksukyvyttömyysmenettelyyn. Erityisesti velkojan keskeisimpiin sidosryhmiin kuuluvien velallisten kanssa saattaa olla tarkoituksen mukaista käydä velkaneuvotteluita suoraviivaisen perinnän asemesta.

Lisätietoja velkomisasioissa: Lasse Luoma

Tietosuoja

Estääkö tietosuoja koronavirukseen liittyvien tietojen keräämisen?

Ei sinänsä estä ja työnantajalla on velvollisuuskin suojella työntekijöidensä terveyttä, mutta se ei välttämättä tarkoita, että työntekijöistä tarvitsisi tai saisi kerätä tietoja.

Kuten hallituskin on kehottanut, on hyvä ensi sijassa viestittää niin asiakkaille kuin työntekijöillekin, etteivät he tule tiloihin, jos he ovat käyneet tietyssä maassa tai jos heillä on COVID-19 -virukseen liittyviä oireita.

Hyvä keino välttää tarpeetonta tietojen keräämistä on myös antaa erilaisia ohjeistuksia. Voit esimerkiksi pyytää vierailijoita harkitsemaan hallituksen neuvoja ennen kuin he päättävät tulla. Voit ohjeistaa henkilöstöä soittamaan THL:n numeroon 02 955 35535 tai katsomaan THL:n sivuilta ohjeistuksia, jos heillä on oireita tai he ovat tulleet ulkomailta. Tämän lähestymistavan pitäisi auttaa jo minimoimaan kerättävät tiedot.

Jos nämä toimet eivät riitä ja joudut edelleen keräämään erityisiä terveystietoja, älä kerää enemmän kuin tarvitset ja varmista, että kerättyjä tietoja käsitellään asianmukaisilla suojatoimilla. Mikäli keräät, muistathan päivittää tietosuojaselosteen ja hoitaa tiedottamisen, kuten mahdollisen yhteistoimintamenettelyn. Lisäksi aina ei tarvitse kerätä tietoja, kun kysyminen voi riittää. Terveystietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden tehtäviin se kuuluu. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt etukäteen tai määriteltävä ne tehtävät, joihin sisältyy terveystietojen käsittelyä. Terveystietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia.

Miten kertoa, jos työntekijällä on koronavirus?

Jos organisaation työntekijällä todetaan koronavirus, työnantaja ei saa lähtökohtaisesti nimetä kyseistä työntekijää. Työnantaja voi informoida yleisesti muita työntekijöitä tartunnasta tai mahdollisesta tartunnasta ja ohjata heitä työskentelemään kotoa käsin. Muut työoikeudelliset ohjeet tilanteisiin on syytä miettiä kokonaisuutena.

Tietosuojalainsäädäntö tulee sovellettavaksi ainoastaan silloin, kun käsitellään tunnistettavien henkilöiden henkilötietoja. Organisaatioiden muuhun tiedotustoimintaan ei sovelleta pääsääntöisesti tietosuojalainsäädäntöä.

Mitä tulee huomioida tietosuojasääntelystä etätyössä?

Tietosuoja ei ole este myöskään etätyöskentelylle kotona. Pandemian aikana henkilökunta voi työskennellä kotoa tavallista useammin ja he voivat käyttää omia laitteitaan. Tietosuojalaki ei estä sitä, mutta työnantaja joutuu harkitsemaan etätyön kohdalla samantyyppisiä tietoturvatoimenpiteitä, joita käytetään normaaleissa olosuhteissa. Työoikeudelliset etätyöhön liittyvät asiat ovat sitten asia erikseen, mutta tietosuoja sinänsä ei ole este etätöille.

Lisätietoja yrityksille tietosuoja-asioissa: Elina Honkajuuri

Yritys- ja rahoitusjärjestelyt sekä yhtiökokous

Mitä tulee huomioida yritys- ja rahoitusjärjestelyissä?

Koronaepidemialla voi olla vaikutuksia yritys- ja rahoitusjärjestelyjen toteuttamiseen. Nykyään yritys- ja rahoitusjärjestelyt voidaan lähtökohtaisesti toteuttaa sähköisesti, joten siltä osin järjestelyjä ei ole syytä lykätä. Yritysjärjestelyiden kohdeyhtiöt saattavat kuitenkin olla haavoittuvaisia koronaepidemian vaikutuksen alla ja näin ollen jo käytyihin valuaationeuvotteluihin voi olla tarvetta palata.

Kauppakirjojen ja rahoitussopimusten ehtoihin on syytä paneutua huolellisesti. Myyjän tai omistajien kohdeyhtiöstä antamissa vakuutuksissa voi olla tarvetta huomioida koronaepidemian vaikutukset. Ostajan ja myyjän on lisäksi syytä keskustella ja sopia tavanomaistakin tarkemmin niistä tilanteista tai mahdollisesti liiketoiminnassa tapahtuneista muutoksista, jotka oikeuttavat yritys- tai rahoitusjärjestelystä perääntymiseen kauppakirjan tai rahoitussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, mutta ennen järjestelyn varsinaista toteuttamista (closing). Koronaepidemialla voi olla vaikutuksia esimerkiksi järjestelyn ennakkoehtojen toteutumiseen ja näin ollen joustavuus järjestelyn lykkäämismahdollisuuksiin on huomioitava.

Lisätietoja yritysjärjestely- ja rahoituskysymyksissä: Susanne Mattsson

Miten koronaviruksen vaikutukset tulee huomioida yhtiökokousjärjestelyissä?

1.5.2020 astui voimaan laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, asunto-osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista Covid-19 epidemian leviämisen rajoittamiseksi (”väliaikainen laki”). Tämä väliaikainen laki mahdollistaa kaikkien yhtiöiden yhtiökokouksen siirtämisen syksylle yhtiöjärjestyksestä tai laista riippumatta: yhtiökokoukset on pidettävä viimeistään 30.9.2020. Väliaikaisesta laista huolimatta 30.11.2019-29.2.2020 päättyneen tilikauden tilinpäätös ja toimintakertomus on kuitenkin laadittava viimeistään 30.6.2020.

Edelleen kaikkien osakkeenomistajien suostumuksella on mahdollista tehdä päätökset myös varsinaista fyysistä yhtiökokousta pitämättä, esimerkiksi kirjaamalla osakkeenomistajien yksimieliset päätökset kaikkien osakkeenomistajien allekirjoittamaan pöytäkirjaan.

Yhtiöt, jotka ovat päättäneet pitää yhtiökokouksensa alkuperäisessä aikataulussa, ovat yrittäneet luoda sellaiset puitteet, että tartuntavaara olisi mahdollisimman pieni. Yhtiö ovat käyttäneet esim. seuraavia toimenpiteitä:

a) useamman kokoustilan tai -huoneen varaaminen, joihin kokoontuu rajoitettu määrä ihmisiä;

b) hallituksesta ja johdosta paikalla ovat vain välttämättömät henkilöt;

c) kokouksen seuraaminen streaming-palvelun kautta;

d) osakkeenomistajat antavat valtakirjan tietylle henkilölle, jotta osallistujamäärä pysyisi mahdollisimman pienenä.

Erityisjärjestelyjä suunniteltaessa tulee huomioida, että yhtiökokouksen osallistujamäärä ei saa ylittää 10 henkilöä (ml. myös avustavat henkilöt, kuten esim. yhtiökokouksen puheenjohtaja tai toimihenkilöt).

Pörssiyhtiöt ja FN-yhtiöt

Pörssiyhtiöiden ja First North-yhtiöiden osalta väliaikainen laki tarjoaa mahdollisuuden järjestää yhtiökokous siten, että osakkeenomistaja voi käyttää oikeuksiaan fyysisessä kokouksessa ainoastaan nimeämänsä asiamiehen välityksellä. Asiamiehen käytön helpottamiseksi yhtiön hallituksen tulisi nimetä osakkeenomistajien käytettäväksi asiamies, joka ei kuulu yhtiön lähipiiriin. Näitä asiamiehiä voi tarvittaessa olla myös useampia. Osakkeenomistaja voi antaa äänestysohjeensa valtakirjassa, jolla hän valtuuttaa asiamiehen. Yhtiöiden on tärkeää huomioida, että yhtiö vastaa kaikista asiamiehen nimittämiseen liittyvistä kuluista.

Toinen vaihtoehtoinen tapa on järjestää yhtiökokous siten, että osakas voi käyttää oikeuttaan fyysisessä yhtiökokouksessa henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä ainoastaan etänä. Tämä tarkoittaa käytännössä postia, tietoliikenneyhteyttä tai muuta teknistä apuvälinetä. Mahdolliset äänestykset voidaan toteuttaa joko ennakkoäänestyksenä postin tai tietoliikenneyhteyden avulla tai etäyhteyden välityksellä kokouksen aikana.

Kokouksessa ovat fyysisesti läsnä vain puheenjohtaja, toimihenkilöt sekä ensimmäisessä vaihtoehdossa myös asiamiehet. Kumpaakin vaihtoehtoa koskevat samat vaatimukset yhtiökokouskutsun osalta. Kutsussa on mainittava osakeyhtiölain perusedellytysten lisäksi seuraavat asiat:

a) kohtuullinen aika, joka on varattu osakkeenomistajien vastaehdotusten ja kysymysten esittämiselle sekä tieto internet-sivusta, jossa kyseiset tiedot ovat nähtävinä;

b) yhtiön nimeämien asiamiesten esittely yhteystietoineen;

c) mahdollisen ennakkoäänestyksen kohtuullinen aika;

d) miten kokouksen puheenjohtaja ja toimihenkilöt valitaan ja ääniluettelo vahvistetaan sekä

e) mahdolliset osakkeenomistajien päätösehdotukset tai vastaehdotukset sisältöineen, jos ehdotuksen tehneillä osakkeenomistajilla on vähintään 1/100 enemmistö yhtiön kaikista osakkeista.

Lisätietoja yrityksille: Susanne Mattsson