MyFondia VirtuaaliLakimies
20. maaliskuuta, 2020

”Pesitkö kätesi?” – Mitä henkilötietoja voit käsitellä koronaan liittyen?

Tietosuojaviranomaiset niin meillä Suomessa kuin muuallakin ovat antaneet hyviä ohjeistuksia tietosuojaan ja koronaan liittyen. Samoja asioita on kysytty paljon myös meiltä. Olemme koonneet niistä tähän osan ja toivomme, että niistä on teille apua. Älkää epäröikö ottaa yhteyttä, jos mieleenne tulee muita kysymyksiä!

Voit varata ajan koronaepidemian kysymyksissäsi juristimme kalenterista täältä. Tavoitat tiimin myös sähköpostilla corona@fondia.com. Vastauksia joihinkin koronaepidemian johdosta yleisimmin esitettyihin kysymyksiin löydät täältä.

Estääkö tietosuoja koronavirukseen liittyvien tietojen keräämisen?

Ei sinänsä estä ja työnantajalla on velvollisuuskin suojella työntekijöidensä terveyttä, mutta se ei välttämättä tarkoita, että työntekijöistä tarvitsisi tai saisi kerätä tietoja.

Kuten hallituskin on kehottanut, on hyvä ensi sijassa viestittää niin asiakkaille kuin työntekijöillekin, etteivät he tule tiloihin, jos he ovat käyneet tietyssä maassa tai jos heillä on COVID-19 -virukseen liittyviä oireita.

Hyvä keino välttää tarpeettomien tietojen keräämistä on myös antaa erilaisia ohjeistuksia. Voitte esimerkiksi pyytää vierailijoita harkitsemaan hallituksen neuvoja ennen kuin he päättävät saapua paikalle. Voitte ohjeistaa henkilöstöä soittamaan THL:n numeroon 029 553 5535 tai katsomaan THL:n sivuilta ohjeistuksia, jos heillä on oireita tai he ovat juuri tulleet ulkomailta. Jo tämän lähestymistavan pitäisi auttaa minimoimaan henkilötietojen kerääminen. Kannattaa myös pohtia, olisiko mahdollista henkilötietojen keräämisen sijaan kysyä tietoja ilman, että niitä tallennetaan.

Jos nämä toimet eivät riitä ja joudutte keräämään yksityiskohtaisia terveystietoja, älkää kerätkö enemmän kuin tarvitsette ja varmistakaa, että kerättyjä tietoja käsitellään käyttäen asianmukaisia suojatoimia. Mikäli keräätte, muistattehan myös päivittää tietosuojaselosteen ja hoitaa asiasta tiedottamisen, kuten mahdollisen yhteistoimintamenettelyn. On myös huomioitava, että terveystietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden tehtäviin se kuuluu. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt etukäteen tai määriteltävä ne tehtävät, joihin sisältyy terveystietojen käsittelyä. Terveystietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia.

Miten informoida työntekijän koronavirustartunnasta?

Jos organisaation työntekijällä todetaan koronavirus, työnantaja ei saa lähtökohtaisesti nimetä kyseistä työntekijää. Työnantaja voi informoida yleisesti muita työntekijöitä tartunnasta tai mahdollisesta tartunnasta ja ohjata heitä työskentelemään kotoa käsin.

Tietosuojalainsäädäntö tulee sovellettavaksi ainoastaan silloin, kun käsitellään tunnistettavien henkilöiden henkilötietoja. Organisaatioiden muuhun tiedotustoimintaan ei pääsääntöisesti sovelleta tietosuojalainsäädäntöä.

Mitä tulee huomioida etätyössä?

Tietosuoja ei estä myöskään etätyöskentelyä kotona. Pandemian aikana henkilökunta voi työskennellä kotona tavallista useammin ja käyttää omia laitteitaan. Työnantajan tulee kuitenkin harkita etätöiden kohdalla samantyyppisiä tietoturvan varmistavia toimenpiteitä, joita käytetään normaaleissa olosuhteissa.

Löydät koosteen koko FAQ -osiosta täältä.